Secrétaire administrative, assistante de gestion, commerciale ou RH, secrétaire de direction ou office manager, toutes ces fonctions peuvent désormais êtes exercées à domicile, grâce à l’externalisation.

Pour gagner en souplesse, les entreprises et organisations apprennent à travailler à distance, et délèguent de plus en plus de missions à des freelances.

Remplacer le contrat de travail par un devis, la feuille de paye par une facture n’est plus un rêve !

Mais cela ne se fait pas dans n’importe quelles conditions.

C’est ce que Céline Lieffroy, ex-télésecrétaire, créatrice du blog Croquefeuille, dédié aux assistantes et secrétaires indépendantes, vous propose de découvrir dans cet article.

Il a été rédigé à partir des résultats de sa dernière enquête sur le métier de secrétaire indépendante auprès de plus de 400 prestataires.

Publiée en 2019, cette enquête est la synthèse des réponses apportées par 408 secrétaires à leur compte.

Qu’est-ce qu’une secrétaire à domicile ?

 Elles se qualifient le plus souvent d’assistantes ou secrétaires indépendantes, télésecrétaires, ou office manager freelances.

Leur point commun est d’exercer à leur compte, et de proposer des prestations de secrétariat depuis leur domicile, même si elles peuvent aussi se déplacer pour travailler ponctuellement chez leurs client.e.s.

Quasiment la moitié des personnes ayant répondu à l’enquête travaillent essentiellement à distance.

Un tiers travaillent pour moitié chez elle et « sur site »

20 % travaillent majoritairement chez leurs client.e.sUne infime minorité travaille exclusivement à l’extérieur.

Leurs prestations sont extrêmement variées. On peut citer, par exemple :

• La saisie et la mise en page de documents
• La création et le suivi des tableaux de bord
• Les devis, factures, relances
• La relance téléphonique des prospects, des impayés
• Les relations avec le cabinet comptable
• Le lien avec les organismes sociaux et fiscaux
• L’assistance aux appels d’offres
• Le suivi administratif des actions de formation
• La prise de rendez-vous et la gestion d’agenda
• La retranscription de fichiers audio ou vidéo
• La rédaction de comptes rendus
• La mise en ligne de contenus
• La gestion des comptes sur les réseaux sociaux…

Toutes ces prestations peuvent se faire à distance, même si – nous l’avons dit – une secrétaire freelance est souvent amenée à se déplacer pour rencontrer ses client.e.s ou aller chercher des documents sur site.

La communication se fait communément mail et par téléphone, mais peut aussi passer par d’autres canaux plus spécifiques, comme Skype, Messenger, Snapchat, Slack…

Les logiciels et fichiers sont hébergés en ligne, partagés et accessibles par mot de passe, via des solutions comme Nextcloud, Dropbox, Google Drive…

Qui sont les secrétaires freelances ?

L’enquête nous apprend que :

Près de 99% des secrétaires à domicile sont des femmes.

Seuls 6 hommes avaient répondu à l’enquête de 2019.

Ils représentaient 4 % des réponses en 2015…

Les prestataires ont pour plus de la moitié d’entre elles entre 35 et 45 ans.

Les trois quarts ont entre 35 et 55 ans.

Pour 70%, elles sont diplômées, avec au moins un bac+2, le plus souvent en secrétariat ou compta-gestion.

On peut voir sur la carte de l’annuaire spécialisé lexiris.fr qu’elles sont assez bien réparties sur le territoire, avec des concentrations plus importantes autour des métropoles, comme Paris, Lyon et Bordeaux (ce qui est cohérent avec le marché).

On peut voir sur la carte de l’annuaire spécialisé lexiris.fr qu’elles sont assez bien réparties sur le territoire, avec des concentrations plus importantes autour des métropoles, comme Paris, Lyon et Bordeaux (ce qui est cohérent avec le marché).

Pourquoi se sont-elles lancées ? Quelles sont leurs motivations ?

La première raison invoquée est simplement d’être indépendante, ne plus avoir de patron, ne plus avoir à dépendre d’un N+1.

Pour beaucoup, c’est parce qu’elles avaient du mal à trouver du travail, en raison de leur âge ou de leur état de santé, parce qu’en situation de handicap, ou suite à un burn-out, comme on le voit de plus en plus souvent.

Pour d’autres, c’était plutôt une question de confort, pour travailler à domicile, limiter les déplacements, choisir leurs horaires et les adapter aux rythmes de leurs enfants.

Sont évoqués également le fait de travailler en autonomie, avec plus de responsabilités, se prouver qu’on en « est capable », se lancer un défi, pratiquer un travail gratifiant, ainsi que le fait de mieux gagner sa vie.

Il faut voir que les rémunérations des secrétaires salariées peuvent être particulièrement basses au regard de ce qui leur est demandé et de leurs conditions de travail.

Pour celles qui ne travaillaient pas, ou qui ne travaillaient plus, suite à des maternités, des arrêts de travail, ou parce que retraitées, elles recherchent une nouvelle vie sociale, veulent se sentir utiles et nouer des liens professionnels, tout en valorisant et en faisant reconnaître leurs compétences.

Comment devient-on secrétaire indépendante ?

Le plus souvent, le déclic se fait après la perte d’un emploi, ou s’impose du fait de trop mauvaises conditions de travail.

Ainsi, dans mon métier d’accompagnement, je croise de plus en plus de personnes qui ont fait un burn-out et qui, brisées, ne se sentent plus capables de réintégrer une équipe, dans un cadre compétitif où il faut faire bien plus que ce qui nous est demandé, mais sans moyen pour y parvenir…

Cela concerne aussi bien, d’ailleurs, le privé que le public.

Les fonctionnaires n’hésitent plus à se lancer plutôt que laisser leur équilibre physique et psychique se dégrader.

La profession de secrétaire n’étant pas réglementée, il n’est pas besoin de diplôme ou de titre pour l’exercer à son compte.

L’expérience dans le métier est un plus, bien sûr, encore que les missions susceptibles d’être demandées sont si variées qu’il est difficile de les anticiper, à moins de rester dans son cœur de métier.

Ainsi, les prestataires qui connaissent bien un secteur d’activité pour y avoir travaillé pendant des années se spécialisent souvent dans ce domaine.

C’est le cas notamment des secteurs médicaux, juridiques et techniques (BTP, assurances, formation…)

Difficile de prévoir si un projet va réussir ou échouer, mais l’important semble surtout d’avoir le bon état d’esprit, ce qui n’est pas donné à tout le monde.

Aller de l’avant, prendre l’initiative, oser parler à ses futur.e.s client.e.s sont des compétences essentielles dans nos métiers exercés en freelance, surtout quand on travaille seul.e, à domicile.

Rien de pire que les prestataires qui « attendent » les missions.

Il va falloir chercher et trouver des client.e.s pour espérer vivre de son activité !

La bonne nouvelle, c’est que le contexte économique est plutôt porteur.

Les organisations tendent de plus en plus à externaliser.

Les mentalités évoluent dans ce sens, même dans les TPE et les entreprises individuelles de type artisanales.

Mais il faut savoir (ou apprendre) à bien communiquer, présenter une offre claire, savoir en parler (la pitcher).

Ce n’est pas non plus extraordinaire, des milliers de freelances le font.

Il faut juste accepter de jouer le jeu !

Pour se faire aider, celles et ceux qui veulent se lancer peuvent se faire accompagner.

En France, tous avons la chance d’avoir des réseaux assez nombreux, même si leurs moyens ont tendance à diminuer.

Ainsi 64% des secrétaires freelances ayant répondu à l’enquête avaient été accompagnées lors de leur lancement.

Outre mon Pack installation, ont été cités : le réseau des boutiques de gestion (BGE), les chambres des métiers, dont les secrétaires indépendantes dépendent pour s’immatriculer, ainsi que les couveuses et les coopératives d’activités…

Dans tous les cas, l’important est de ne pas rester isolé.e.

Quelles sont les qualités requises pour devenir secrétaire freelance ?

Outre les compétences métiers qui sont bien sûr nécessaires à l’exercice de la profession, y compris en freelance, une secrétaire à domicile devra avoir les qualités et aptitudes nécessaires pour :

• Se positionner comme une prestataire auprès de ses client.e.s, et non plus comme une salariée
• Proposer une offre claire et compréhensible, savoir expliquer les spécificités de son métier exercé à distance
• Calculer des tarifs justes pour elle et acceptables par ses client.e.s (dans un secteur concurrentiel), et savoir les défendre
• Être force de proposition et réactive pour ne pas laisser stagner une situation inconfortable, mais proposer des solutions ou des pistes d’amélioration à ses client.e.s
• Être organisée pour parvenir à mener de front plusieurs missions, tout en préservant l’équilibre personnel et familial, ce qui n’est pas toujours facile quand on exerce à domicile et que les espaces/temps sont imbriqués

Il faut surtout une certaine appétence commerciale pour « vendre » ses services, que ce soit en local ou à distance, via internet et les réseaux.

Là encore, un bon accompagnement en amont du projet va faciliter la démarche du nouveau prestataire qui aura déjà réfléchi à son offre, à ses cibles et à son message.

Exercer comme secrétaire à domicile : les conditions matérielles

Pour travailler à domicile, l’idéal est de disposer d’un bureau dédié.

Mais notamment en ville, où la taille des appartements est limitée, on sait que ce n’est pas toujours possible.

D’ailleurs, seulement 46 % des secrétaires ayant répondu à l’enquête disposent d’une salle dédiée.

32 % ont leur bureau dans une salle commune.

Moi-même, je vous écris depuis la salle principale de mon logement rennais, même si je loue également un bureau dans un espace partagé en centre-ville (> ).

L’équipement va être similaire à celui d’une secrétaire salariée pour les mêmes tâches, à la différence que ce sera au prestataire de choisir, d’acheter, et de renouveler son matériel.

Le coût de ces outils devra d’ailleurs entrer en ligne de compte dans la tarification de ses prestations.

Le matériel et les logiciels vont dépendre des prestations proposées.

Ainsi, une télésecrétaire spécialisée en accueil téléphonique et prise de rendez-vous pour les professionnel.le.s de santé devra être équipée d’un logiciel faisant office de standard et d’agendas partagés.

Une secrétaire à domicile qui réalise à distance des comptes rendus de réunions devra être équipée d’un logiciel de retranscription audio.

Les tarifs d’une secrétaire indépendante

Comme pour tout prestataire freelance, les tarifs d’une secrétaire à domicile sont le fruit d’une négociation avec ses client.e.s.

Elle devra néanmoins avoir « planché » sur la question pour établir son seuil de rentabilité, c’est-à-dire le montant minimum qu’il lui faut pour « vivre » décemment de son activité.

Sinon, à quoi bon ?

Il faut bien comprendre qu’à son compte, une secrétaire freelance pourrait « légalement » être payée en dessous du SMIC, qui ne s’applique qu’aux salarié.e.s.

Pour déterminer son tarif, la ou le prestataire devra prendre en compte (notamment) les éléments suivants :

• La rémunération nette souhaitée
• Les cotisations sociales et fiscales afférentes
• Les achats nécessaires à son activité (fournitures, abonnements et outils spécifiques)
• Le coût et le temps des éventuels déplacements (pour rencontrer ses client.e.s)
• Le temps de travail non facturé qui permettra de faire son administratif et sa comptabilité, travailler sur ses offres, communiquer et/ou prospecter pour trouver des missions, mais également de se former et de prendre des congés (non rémunérés)…

Je vois trop de prestataires faire leurs calculs à partir du coût d’une secrétaire salariée, comme si les missions allaient tomber toutes seules du ciel, et que leur planning allait se remplir parfaitement du lundi matin au vendredi après-midi, sans temps mort ni congés.

Travailler à son compte, c’est aussi anticiper les imprévus, mettre de l’argent de côté pour investir, dans une formation, un logiciel, et faire effet levier sur son activité, ou même prendre des congés bien mérités qui permettent aussi de se ressourcer !

Qui sont les client.e.s des secrétaires freelances ?

Historiquement, les professionnel.le.s de santé ont été les premier.e.s à avoir externalisé leur secrétariat, et notamment l’accueil téléphonique et la prise de leurs RDV médicaux.

Cela leur permettait de se passer d’une secrétaire sur place, à leur cabinet, sans être pour autant dérangé.e.s pendant les consultations par les appels.

Depuis, ces professionnel.le.s sous-traitent également la frappe de leurs comptes rendus, voire leur facturation par télétransmission.

La clientèle s’est largement diversifiée avec le temps.

Public ou privé, associations ou entreprises, aujourd’hui, tous les secteurs externalisent…

Dans l’enquête, la première occurrence (de loin) est celle des entreprises individuelles artisanales.

En fonction de leur domaine d’activité, les missions peuvent être variées : facturation, relances, saisie, mise en page, suivi des tableaux de bord, notes de frais, réponses aux appels d’offres…

Ensuite, dans l’ordre, ont été cité.e.s :

• Les entreprises du BTP
• Les professionnel.le.s de la santé (qui ne sont plus aujourd’hui la première clientèle, ne serait-ce que parce qu’illes externalisent beaucoup auprès des grosses sociétés spécialisées)
• Les consultant.e.s
• Les particuliers, étudiant.e.s, retraité.e.s
• Les commerces et restaurants
• Les petites associations
• Les professionnel.le.s de la formation
• Les professionnel.le.s du droit, et notamment les avocat.e.s et études d’huissiers
• Les grandes entreprises
• Les agences de communication, notamment pour la sous-traitance de la retranscription audio
• Les instances représentatives du personnel (IRP)
• Les collectivités locales
• Les écoles/universités
• Les ONG et fondations

Dans quasiment 60 % des cas cités, il s’agit d’une clientèle locale.

Comment trouver des missions à domicile ?

Il faut bien voir qu’une secrétaire freelance a besoin de relativement peu de client.e.s pour vivre de son activité, le plus souvent moins d’une dizaine (dans 45 % des cas).

Cela va bien sûr dépendre de l’activité elle-même, et notamment si les prestations sont récurrentes ou ponctuelles.

Ainsi, pour une assistante freelance polyvalente, cinq ou six client.e.s seront suffisant.e.s pour lui assurer une activité à temps plein. Son temps de travail sera alors partagé.

Idem pour une télésecrétaire spécialisée en accueil téléphonique qui pourra travailler avec une dizaine de cabinets, toujours les mêmes.

En revanche, une secrétaire spécialisée en retranscription audio pourra travailler avec une vingtaine de client.e.s, car pour être fidèles, illes n’en feront pas moins appel à elle que de manière ponctuelle, pour une étude, un colloque, une AG, une fois par an, ou plus régulièrement, pour des réunions de CSE, par exemple.

Les canaux les plus souvent cités par les assistantes indépendantes pour trouver leurs clients sont :

• Le bouche-à-oreille, les recommandations du réseau personnel (surtout en local)
• Les réseaux sociaux, notamment LinkedIn et Facebook
• Les annonces en ligne, notamment sur Le bon coin
• Les plateformes pour freelances, comme Malt, mais également des annuaires spécialisés comme lexiris.fr
• La prospection directe, par mail ou téléphone
• Leur propre site internet, mais qui dans la majorité des cas ne leur apporte pas de contacts faute d’un bon référencement…

Quelle est la rémunération d’une secrétaire à domicile ?

56 % des personnes ayant répondu à l’enquête déclarent exercer à temps plein leur activité.

Le temps partiel n’est pas toujours un choix, mais s’explique aussi par l’insuffisance des missions en début d’activité.

La dernière enquête nous apprend qu’en moyenne, les secrétaires freelances souhaiteraient se rémunérer 1.800 euros nets par mois.

Seul un petit quart d’entre elles atteint la rémunération qu’elles souhaiteraient se dégager de leur activité.

Cela dit, après deux ans d’activité, le chiffre d’affaires moyen est de 3.000 euros/mois, ce qui correspond grosso modo au plafond de franchise de TVA.

Il faut dire qu’après deux ans, à la fin de leurs allocations chômage, beaucoup ont repris un emploi salarié.

À titre de comparaison, selon les derniers chiffres de l’INSEE (parus en janvier 2019), le revenu mensuel moyen des personnes en micro-entreprises économiquement actives était de 450 euros : « Un sur quatre gagne moins de 80 euros, la moitié moins de 260 euros et un sur dix plus de 1 190 euros. »

La profession s’en « tire » donc plutôt bien.

Conclusion : 85% de satisfaction

Pour conclure, soulignons que 62 % des personnes ayant répondu à l’enquête déclarent être très contentes de s’être lancées, et 23 % sont plutôt contentes, soit un taux de satisfaction de 85 %.

Ce qu’elles trouvent le plus difficile dans leur métier exercé en freelance, dans l’ordre d’importance :

• Trouver des clients, se faire connaître, convaincre
• L’organisation, la gestion du temps et des missions
• La question des risques, de l’incertitude et la peur du lendemain
• La solitude, l’isolement, le manque de vie sociale
• La charge mentale, la discipline, la motivation, les limites personnelles

Et ce qu’elles trouvent le plus appréciable :

• La liberté, et notamment la liberté de choisir ses missions et ses client.e.s
• Les horaires, et notamment leur flexibilité, qui leur permet d’aménager leur emploi du temps
• L’indépendance, le fait d’être son propre patron
• Les relations « d’égalité » avec leurs client.e.s, basées sur la confiance et la reconnaissance
• La diversité des missions et des client.e.s
• Le fait de pouvoir travailler à domicile, au calme, sans avoir à se déplacer…

Et vous, est-ce que vous êtes secrétaire à domicile ? Qu’est-ce qui vous plaît dans ce métier ? Rencontrez-vous des difficultés ? Dites-nous tout en commentaire ou contactez-moi pour en discuter

Si vous hésitez à vous lancer, je vous encourage à vous inscrire à ce petit programme gratuit par email.

Pour en savoir plus et télécharger les résultats de l’enquête sur le métier de secrétaire indépendante, c’est ici.